Với vai trò là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Tổng công ty trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh của toàn tổ hợp, Cơ quan Văn phòng Tổng công ty xác định phải là đơn vị đi đầu trong chuyển đổi số, vừa đảm bảo thông suốt, tiết kiệm thời gian vừa cắt giảm những chi phí không cần thiết.
Theo đó, những năm gần đây, rất nhiều giải pháp đã được Cơ quan Văn phòng Tổng công ty thực hiện, tạo nên những thay đổi lớn trong tiến độ và chất lượng công việc.
Cụ thể, thay vì sử dụng phần mềm CV (cài đặt từ năm 2015) đã bộc lộ một số hạn chế mang tính chất tổng thể; Tổng công ty đã cho khảo sát, xây dựng và đang trong quá trình chạy thử nghiệm Phần mềm Quản lý văn bản mới E-office. Đây là phần mềm mở, có khả năng mở rộng và cập nhật thường xuyên; Tích hợp cả khối văn bản Đảng và chính quyền; Kết nối với Trục liên thông văn bản Ủy ban Quản lý vốn cũng như triển khai tới tất cả các đơn vị trong toàn tổ hợp TCT theo 2 chiều; Đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ có liên quan.
Bên cạnh phương thức họp truyền thống tập trung tại 1 điểm và 2 điểm (cầu truyền hình), Cơ quan Văn phòng Tổng công ty đã áp dụng Phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến (online meeting) được thiết kế cho các cá nhân, tổ chức có thể tiến hành cuộc họp, hội nghị trực tuyến tại nhiều địa điểm khác nhau, với số lượng người tham dự lên đến hàng trăm người mà vẫn đảm bảo an toàn thông tin.
Với phần mềm này, 4 tháng đầu năm 2022, tại trụ sở TCT đã tổ chức 128 cuộc họp, bao gồm 57 cuộc họp trực tuyến, trong đó có 32 cuộc họp được tổ chức qua hình thức online meeting, giảm đáng kể số lần các Ban, đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở TCT, giảm chi phí đi lại, lưu trú,…
Mới đây nhất, tháng 4/2022, Cơ quan Tổng công ty cũng đã đưa vào vận hành và sử dụng phần mềm họp không giấy tờ (Ecabinet) nhằm mục tiêu thay đổi phương thức làm việc của Tổng công ty, từ việc chủ yếu dựa trên văn bản giấy sang phương thức làm việc trên môi trường mạng, sử dụng văn bản điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh với nhiều tính năng dịch vụ: Điều hành cuộc họp; Lịch công tác; Quản lý tài liệu; Họp trực tuyến từ xa chia sẻ tài liệu; …
Ngoài ra, có một số các dự án chuyển đổi số trong công tác quản lý đào tạo E-learning cũng đang được Cơ quan Văn phòng Tổng công ty nghiên cứu và dự kiến triển khai trong thời gian sắp tới.
Việc áp dụng các giải pháp chuyển đổi số đã phát huy hiệu quả rõ ràng khi Lãnh đạo Tổng công ty, Lãnh đạo các Ban, Văn phòng có thể điều hành, xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi với bất cứ thiết bị hỗ trợ nào có kết nối internet. Từ đó, kịp thời nắm bắt thông tin để nhanh chóng đưa ra quyết định chính xác. Giảm thời gian gặp gỡ trực tiếp theo cách truyền thống, tăng hiệu quả quản lý công việc và nhân sự, hướng tới minh bạch trong công tác quản lý, điều hành.
Cần sự đồng thuận về nhận thức và hành động trong chuyển đổi số
Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, vận hành và thụ hưởng những lợi ích từ chuyển đổi số mang lại, Cơ quan Văn phòng Tổng công ty cho rằng, để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác chuyển đổi số, Tổng công ty cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, trao đổi kinh nghiệm, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số, tạo sự chuyển biến sâu sắc về nhận thức và hành động, sự đồng thuận của lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đối với công tác chuyển đổi số. Phát huy vai trò của người đứng đầu trong triển khai nhiệm vụ chuyển đổi số gắn với mục tiêu nâng cao năng lực, hiệu quả điều hành, quản lý.
Bên cạnh đó, để chuyển đổi số thực sự là yếu tố giúp khai thác được tối đa năng lực làm việc của cán bộ, nhân viên; nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, Tổng công ty cần khẩn trương Nâng cấp hạ tầng Công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và nền tảng số phù hợp với thực tế và xu thế chung của thời đại. Trước mắt là đưa vào triển khai, vận hành chính thức phần mềm E-office, E-cabinet,…
Song song với đó, kiện toàn bộ máy và nguồn nhân lực liên quan đến công tác chuyển đổi số; Rà soát, ban hành các quy chế, quy định, các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác chuyển đổi số theo đúng quy định và phù hợp với thực tế. Nghiên cứu đối mới cơ chế, chính sách, nhất là các chính sách khuyến khích đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong Tổng công ty.
Ngoài ra, xem xét, nghiên cứu xây dựng kết quả triển khai chuyển đổi số thành 1 trong các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, bình xét thi đua khen thưởng để kịp thời biểu dương những cá nhân, tập thể làm tốt cũng như kịp thời chấn chỉnh, nhắc nhở những cá nhân, đơn vị còn lơ là trong quá trình chuyển đổi.
